Rôles, qualités et compétences des secrétaires ou des assistants(e)

Deux métiers différents avec de nombreux points communs, la terminologie diffère aussi selon les secteurs d’activité, les entreprises, mais parfois elles ou ils ont les mêmes rôles et surtout les mêmes qualités et des compétences souvent relativement proches. Ils ou elles doivent jongler entre les tâches administratives et l’accueil. La polyvalence et l’efficacité sont les qualités requises dans l’exercice des ces fonctions.

Le rôle des secrétaires

Il existe énormément de types de secrétaires et chacune a ses spécificités.

Secrétaire administrative
Secrétaire bureautique
Secrétaire de direction
Secrétaire médicale
Secrétaire comptable

Mais en général il ou elle est l’intermédiaire entre l’entreprise et les interlocuteurs internes et externes (clients, fournisseurs…). Il ou elles assurent l’accueil physique ou téléphonique des visiteurs, clients, et prestataires. Ils ou elles peuvent travailler parfois pour plusieurs personnes.

Les tâches administratives sont généralement de la rédaction et de la gestion d’e-mails ou de courriers, et la mise à jour des dossiers. Ils ou elles peuvent gérer la facturation ou le traitement administratif et la rédaction des comptes-rendus. Ils ou elles s’occupent aussi des appels téléphoniques et organisent les rendez-vous, les réunions et congrès, car ils ou elles ont bien souvent accès aux agendas des équipes.

Le rôle des assistants(e)

Comme pour les secrétaires, il y a aussi plusieurs typologies d’assistants(e), les mêmes que pour les secrétaires avec peut-être en plus l’assistant (e) commercial(e).

Il ou elle a souvent un rôle clé dans l’entreprise, car il ou elle assure bien souvent l’interface entre les personnes d’un point de vue organisationnel et relationnel. Comme pour les secrétaires il ou elle :

Filtre les appels téléphoniques.
Rédige des notes sur Word.
Réalise les présentations PowerPoint.
Trie le courrier, les mails.
Suis les budgets sur des tableaux Excel.

L’assistant(e) ou le ou la secrétaire de direction sont capables aussi de faire des recherches sur un sujet et fournir à la direction un document de travail et peuvent même créer une présentation PowerPoint pour présenter leurs recherches.

Les qualités des secrétaires

Le ou la secrétaire doit avoir des qualités relationnelles et un esprit de synthèse. Il ou elle doit de plus avoir un bon rédactionnel et le goût des chiffres pour certaines fonctions.

Il ou elle doit donc être:

Autonome avec un bon esprit d’initiative
Flexible et adaptable
Discrète, mais avec un sens du contact
Capacité d’organisation et de gestion des priorités
Sens des responsabilités

Les qualités des assistants(e)

L’assistant(e) a une aisance relationnelle et s’adapte aux différents interlocuteurs. Il ou elle doit rapidement trouver des solutions. Il ou elle est extrêmement organisée et rigoureuse pour faire face aux imprévus. Il ou elle rend service et sait être discrète et diplomate avec une autorité naturelle. Il ou elle sait faire preuve de synthèse et a un sens de l’analyse pour savoir prioriser. C’est un métier passionnant mais exigeant. Ce sont bien souvent les mêmes qualités que pour le ou la secrétaire avec peut-être plus d’autonomie et de sang-froid.

Les compétences demandées pour les secrétaires

Il ou elle doit maîtriser les logiciels informatiques et notamment le pack office, Word, Excel et PowerPoint ne doivent pas avoir de secrets pour elle. Il ou elle sait répondre au téléphone et faire barrage pour les appels de prospection. Il ou elle sait faire des devis et des factures.

Il ou elle doit maîtriser la langue française à l’écrit et à l’oral. Elle sait classer et hiérarchiser, mais aussi communiquer avec efficacité et rapidité. Dans certaines entreprises travaillant à l’international il ou elle doit maîtriser les langues étrangères et notamment l’anglais, et pour les postes spécifiques, maîtriser la comptabilité par exemple.

Les compétences demandées pour les assistants(e)

L’assistant(e) est d’abord un(e) bon(ne) communicant(e), et il ou elle sait être à l’écoute des ces interlocuteurs. Il ou elle sait s’organiser et gérer son temps. Il ou elle doit avoir les mêmes compétences techniques que les secrétaires (téléphone, pack office, écriture, anglais, comptabilité) avec parfois en plus une compétence dans un domaine d’activité, car il ou elle peut être le bras droit d’un manager ou d’un directeur. Par exemple, l’assistant(e) juridique peut avoir des compétences en droit. Il ou elle a une plus forte capacité de leadership dans de plus grosses structures.

Finalement, nous pouvons remarquer que les dénominations sont interchangeables et que les différences sont surtout marquées par le secteur d’activité, le type d’entreprise et la structure.

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